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【事務職の悩み】事務の大事な仕事!ファイリングとは?

2016年10月19日

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こんにちは!建設業界で働く人をサポートするプロスタファウンデーションです!

プロスタファウンデーションでは建設業界のお仕事を多数紹介していますが、建設関係のお仕事は現場で働く職種だけではありません。オフィス勤務が中心の事務職の求人も多数あります。

事務職の求人を見ていると、たびたび目にする業務内容にファイリングがあります。ファイリングとはどのような作業で、どんな意味を持つ作業なのでしょうか?今回は事務職の大切なお仕事のひとつ、ファイリングについてお話します!

ファイリングとは、言葉から分かるように簡単にいってしまえば書類などを整理してまとめ、保管することです。PCが普及しているため、CD-ROMなどをファイリングすることもあります。

ただ書類などをまとめるだけなのかというと、実は単純なお仕事ではありません!

難しい技術やスキルは必要ありませんが、ファイリングで大切なのは必要なときにすぐにそれを取り出せることです。重要な書類がどこにあるのか分からなかったら困りますよね。
必要な書類を探すというムダな時間がかからないよう、分かりやすくファイリングしておくことが必要です。

たとえば、書類の種類によって細かく分類して閉じること、適切なファイル名で保管することなどの工夫が必要になります。保管するときは基本的に五十音順に並べておくのが、第三者からしてもわかりやすいです。

書類の数が膨大なときには、作成日やタイトル、作成者など必要な情報をまとめた書類を作成しておくと、必要になったときに探しやすくなります。

また、書類のなかには会社にとって重要な情報が含まれていることもあります。そのような重要書類はセキュリティのきちんとした場所に保管するということも大切です。

書類に保存期間が決められているのであれば、その期限をわかりやすくしてファイリングしたりもします。

ファイリング業務単独の募集よりも、一般事務など他の業務と兼ねた募集が一般的です。一見すると地味な仕事かもしれませんが、オフィスワークのなかでも大切な仕事のひとつです!

経験者優遇のこともありますが、未経験者でも始められる仕事です♪

お仕事探しやスキルアップのご相談など、なにかあればお気軽にプロスタファウンデーションまでご相談ください!