ブログ

【事務職の悩み】毎日のルーチンワークを効率化する方法

2017年1月18日

5

土木・建築・建設業界でのお仕事紹介を得意とするプロスタファウンデーションです♪

みなさんこんにちは!

 

事務職の仕事は、1日の仕事の流れがある程度決まったルーチンワークとなっていることが多いです。

忙しい仕事に追われるなか、その中身を気にせず毎日同じことを繰り返しているかもしれません。

しかし、当たり前と思っているその作業のなかに実はムダが潜んでいる可能性も。

今回は仕事の効率を良くする、毎日のルーチンワークの見直し・効率化についてお話していきます!

 

一度出来上がった仕事の流れをそのまま受け継ぐというのが風習化していますが、なぜその作業をしているかを考えたことはありますか?

なんのためにその作業をしているのか、そこをあいまいにしたままだとムダな作業をずっと続けていく可能性があります。

ムダな作業で一日の仕事の効率を悪くしているのはもったいないです。

 

ルーチンワークの効率化を検討するために、まずルーチンワークを書き出してみます。

作業の目的、どうなることが理想なのかもあわせてリストアップします。

リストアップした中に明らかにムダなものがあれば、その作業を止めてみましょう。

それで業務に差し支えなければ、それは行う必要のなかったものだと確認できます。

リストのなかで内容が重複しているもの、一度にできるものがないかなどもチェックし、まとめられるものはまとめてしまいましょう。

 

また、リストアップしたものは同じ部署の人だけでなく、関係のない部署の人に見てもらうのも効果的です。

第三者の目でみることで、自分では気が付けないムダの発見に繋がります。

 

最終的には、いつ、どのような手順で行うのが効率良いのかを改めて検討します。

効率の良いやり方をリスト化することで、迷いなく仕事に取り組むことができルーチンワークの効率化に繋がります。

 

一度整理したルーチンワークも定期的に見直しましょう。

業務内容の変化などに合わせて、新たなムダが生まれることもありますし、より効率良いやり方に気が付くこともあります。

 

一度できたルーチンワークを慣習化させないこと、それが効率アップの秘訣です!

 

プロスタファウンデーションは働くひとを応援しています。

お悩みのことがあればお気軽にスタッフまで♪