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【事務職の悩み】来客時の対応の仕方

2017年10月18日

こんにちは!

働く人とお仕事を結ぶお手伝いをしているプロスタファウンデーションです♪

 

今回は来客対応についてお話していこうと思います。

事務職で働いていると、来客応対を求められる場面もありますよね。

そんな時にどうやって対応したらいいのか分からない、来客対応は苦手だという人もいるのではないでしょうか?

そこで今回は来客時の対応の仕方についてお話します♪

 

受付がない場合、来客への対応は入口に一番席が近い人や、最初に気が付いた人が行うことになります。

来客に気が付いたら、まずは挨拶です。

素早く立ち上がり、お辞儀をして笑顔で「いらっしゃいませ」と声をかけましょう。

この時点でアポメントがあるのが分かっている場合、「お待ちしておりました」の一言も。

 

次にお客様の会社名と名前を確認します。

アポイメントの有無、担当者の名前なども合わせて確認しておきましょう。

お客様の名前や用件などは、復唱して確認するとよりていねいですね♪

 

名前や用件などを確認したら「少々お待ちください」と伝えてから、担当者に取り次ぎます。

時には担当者が不在なこともありますよね。

慌てずに担当者へ連絡して、来客があることを伝え、帰りの時間を確認しましょう。

お客様には担当者が不在なことと、戻ってくる時間を伝えます。

このまま待っていただくか、一度帰るかは相手の意向を確認しましょう。

もし、担当者に連絡が付かずいつ戻ってくるかもわからないときは、謝罪と担当者が戻り次第連絡をするということをていねいに伝えましょう。

 

場合によってはお客様を応接室などに案内することもあります。

案内するときの注意点は、「お客様の斜め前」を歩くことです!

階段ではお客様より上にならないように、下りは先導して上りは後ろから案内しましょう。

 

エレベーターの場合、先に乗り操作ボタンの前に立ち、ドアを押さえながらお客様を迎えます。

エレベーターの上座は左奥なので、そちらに誘導すると良いです。

降りるときは「開」ボタンとドアを押さえ、先に降りていただきましょう!

 

案内する部屋に着いたらドアをノックし、押し開きなら先に自分が入室し、手前開きなら先にお客様を通すのが基本です♪

担当者がまだ部屋にいなければ「○○(担当社名)が間もなく参りますので、おかけになってお待ちください」などと声をかけ、上座の席やソファに誘導します。

部屋を退出するときには、お客様の方を向いて「失礼いたします」とお辞儀をします。

 

部屋に案内したら、お茶出しまでするのが基本的な流れです。

お茶を出すときは、相手の右後ろから一人ずつ「失礼いたします」のひと声をかけながら出すのが基本です。

右後ろに回り込むスペースがなければ「前から失礼いたします」などと声をかけながら、相手から見て右側へ出せば問題ありません!

 

来客対応は緊張しますが、基本となるのは笑顔とていねいさです♪

 

プロスタファウンデーションでは働く人たちをていねいにサポートしますので、お気軽にご相談ください♪