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【事務職の悩み】書類管理の注意点

2017年11月21日

 

みなさんこんにちは♪

土木や建築業界の求人を多く取り扱っているプロスタファウンデーションです!

 

このブログでは事務職ならではの悩みを多数取り上げてきましたが、今回も事務職の悩みに注目したいと思います♪

事務で働いていると、書類を扱うことも少なくないですよね。

日々扱う書類の管理はきちんとできていますか?

書類はきちんと管理されていないと、必要なときに見つからずに困ってしまいますよね。

今回は書類管理の注意点についてお話します♪

 

書類は毎日増え続けるものなので、きちんと整理していきましょう。

不要な書類があれば、ため込まずに処分していきます。

最近ではPC上で書類を作成することも多いので、プリントアウトの必要のないものはPC上で管理すると良いでしょう。

 

紙の書類をファイリングするときは、1案件につき1ファイルでの管理が基本です。

複数の案件を一つのファイルにまとめておくと、どこに何があるのか分からなくなってしまうからです。

背表紙のあるファイルなら背表紙に、なければポストイットを付けるなどしてきちんと見出しを付けて管理しましょう。

ファイルをデスクの上に寝かして重ねてしまう人もいると思いますが、探しにくくなるので立てて置いておくと良いです♪

 

書類を分類するときには、現在進行中の案件なのか、すでに終了している案件なのかを分けておくとムダが減らせます。

終了している業務に関する書類は、保管の必要がある原本以外は処分していくと余分な書類が溜まらずに済みます。

どういった書類を処分して良いか自分で判断できないうちは、先輩や上司に確認してから処分すると良いでしょう♪

 

PC上で管理する場合にも、分かりやすく分類しておきましょう。

データが膨大になってくると、あとで探すのが大変になります。

ファイルの名前に、「1001」のように日付を付けておくと跡から時系列が分かりやすく便利です。

PCでデータを管理する場合、不意にデータが消えてしまう可能性があります。

そうなったときに困らないように、バックアップを取っておくことも忘れないようにしましょう!

 

プロスタファウンデーションでは働きながら感じる疑問や不安を解決するお手伝いをしています!

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